Att kommunicera via e-post

Publicerad: 09 mars, 2011

Några tips om e-postetikett

En sammanställning av några källor, bland annat från Jenny Forsbergs Klartext.

Finns det särskilda skrivregler för e-post? Nja, de vanliga skrivreglerna gäller naturligtvis även här, men det finns några saker som du kan tänka särskilt på när du skriver just e-post.

Börja och sluta

Börja brevet med ett enkelt Hej! eller Hej Lena! Det fungerar även i offentliga sammanhang. Tänk på att vi använder utropstecken efter hälsningsfrasen på svenska. Avsluta med till exempel med vänlig hälsning, vänliga hälsningar eller bara hälsningar. Undvik förkortningar av typen mvh. Om du inte orkar skriva ut hälsningsfrasen varje gång kan du inkludera den i din automatiska signatur.

Vad signalerar versaler och smilisar?

Undvik versaler när du skickar e-post. Versaler betyder att du skriker och förmodligen är arg. Det anses ohyfsat. Självklart ska du inleda meningar och namn med stor bokstav som vanligt.

Många utropstecken efter en mening tolkas även det som om du skriker.

Det finns en hel uppsjö smilisar. De vanligaste är:
:-) och :-( och ;-)
Med smilisarna kan du berätta hur du känner dig, eller förtydliga något du just har skrivit. Man kan säga att de fungerar som ersättning för kroppsspråket och de miner vi använder när vi pratar med varandra. Men var försiktig med smilisarna i officiella sammanhang. De passar kanske bättre när du skriver en hälsning till en vän än när du meddelar dig med kunder för ditt företags räkning.

Svara på frågor

Den som får e-post, där avsändaren behöver svar på någon fråga, bör svara snabbt. Ofta räcker några enstaka ord. Om du inte har svaret, utan måste ta reda på det, så skriv och be att få återkomma. Att inte alls svara, eller att dröja länge med svaret, är respektlöst mot avsändaren.

När du svarar på ett e-postmeddelande bör du svara högst upp, för att den som läser inte ska behöva scrolla ned till botten för att hitta ditt svar. Däremot kan det vara bra att behålla det ursprungliga meddelandet som en referens, så att det är lätt att minnas vad korrespondensen handlade om. Om du vidarebefordrar ett e-postmeddelande till någon som inte behöver känna till hela korrespondensen, tar du bort ovidkommande delar först.

Om du ska svara på ett brev med många frågor i kan det vara en bra idé att behålla de ursprungliga frågorna i svarsbrevet och infoga dina svar direkt efter varje fråga. Det blir tydligt och dessutom kan du uttrycka dig kortare. Men se till att redigera bort allt som inte har med saken att göra.